【EXCEL・エクセル㉜】簡単!5分でわかるデータベースの入力

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EXCELでできることについて説明します。今回は簡易データベースの作成について説明します。

第32回:データベース作成について⑤

 

データベースの入力にはあらかじめデータの入力規則を設定しておきましょう!

 
こんにちは、ちゃーこさんです。 
さて、今回から『東京営業部顧客台帳』に実際にデータを入力していきましょう。
通常はレコード毎に入力していくものですが、一部のデータをまとめて入力していくため、あえて列単位で、縦方向に入力していくことにします。
 
 
最初の状態はこれです。
 
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少し入力していきましょう・・・
確か、「登録No」は入力ルールが決まっているから、"1"と入力するだけで「00-00-0001」になるし、
「会社名」は特にルールがないから直打ちしていけば順調にいくはず・・・
 
22-2
 
 
順調に・・・?
ちょっとおかしいですね。
この時点で、みなさんは1つ、(もしくは2つ)のことにつまづいてしまったのではないでしょうか?
 
22-3
 
1つ目。列名がすべて消えてしまいました。
順々に入力していけば、当然いつかは表示画面からはみ出たレコードに行き着くため、列名を表示していたレコードは表示画面の外に出ていくことになりますよね。
 
そんなときは、「ウィンドウ枠の固定」機能を使いましょう。
表示タブの中に「ウィンドウ枠の固定」機能があります。その中にある「ウィンドウ枠の固定(F)」をクリックします。
そうすると、選択中のセルを基準に、1つ上の行と、1つ左側の列を固定することができるようになります。
 
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選択中のセルは"C4"ですので、行は3行目で固定され、列はB列で固定されることになります。
そうすると、縦横方向にスクロールしても下表のように、3行目にあるA列とB列の列名は固定表示されたままにすることができます。
 
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2つ目ですが、A列の「登録No」とB列の「会社名」を入力する際、文字の入力プロパティ(英数字⇔かな)を変更しませんでしたか?
今回は良いかもしれませんが、今後、レコード単位で入力していくことを考えると、いちいちセルごとに入力プロパティを変更するのは面倒ですよね。
 
そんなときは、「データの入力規則」機能を使いましょう。
データタブの中に「データの入力規則」機能があります。これをクリックすると機能ウィンドウが表示されます。
※この機能は、「データの入力規則」をクリックする前に、設定したい作業セル範囲を選択しておく必要があります。
 
「日本語入力」タブをクリックし、「IME日本語入力(M)」から入力する文字形式を選択します。
そうすると、ここで選択した入力形式がセル範囲(列)ごとに初期入力モードとして有効になります。
 
「登録No」の列は"半角英数字"を、「会社名」の列は"ひらがな"を設定しておけば、設定した列についてはもう入力の都度文字のプロパティを変更する必要がなくなりますよ。
 
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1レコード入力してみましたが、こんな感じで1つ1つ入力していると結構疲れちゃいました。
そこで次回は、もう少し入力が楽になる方法がないかどうか、「郵便番号」から「備考欄」まで、残りの入力項目を見ながら一緒に考えていくことにしましょう。
 
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それでは、また次回。
 
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