【EXCEL・エクセル㉟】簡単!5分でわかるデータベースの運用

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EXCELでできることについて説明します。今回は、簡易データベースの作成について説明します。

第35回:データベース作成について⑧ 

 

作成したデータベースへのデータの追加削除、表示など、データベースの運用と維持について学びましょう!

 
こんにちは、ちゃーこさんです。
前回までの7回で、簡単なデータベースの入力と、リスト化(テーブル作成)、簡単な並べ替えや抽出などといったデータベースの基本について学びました。
 
このようなテーブルが出来上がりましたね。
 
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今回は、データベース作成の章のラストとして、テーブルにした後のデータの追加・削除していく場合の手順や、ちょっとした小技についてご紹介していきたいと思います。
 
 

1.テーブルの範囲を拡大する

今回は16件のレコードを入力してテーブルにしました。
今後、データベースを運用していくにあたり、レコードの追加(削除)や、あまり望ましくないですが項目列の追加(削除)は日々発生してくるものと思いますので、その手順について説明します。
 
(1)レコード範囲の拡大
テーブルの最終レコードの端っこのセルに「◢」になっている箇所があります。
ここをマウスでクリックし、下方のレコードへドラックします。
 
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7レコード分下方にドラッグしましたので、その結果、下表のようになりました。
 
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行方向への追加は必ずこの方法で実施してください。
テーブルの途中行に挿入されてしまっては、何のためにテーブルにしたのかわからなくなってしまいます。
データベースの管理者にとってはマナー違反と受け取られても仕方がありませんので注意してくださいね。
 
もちろん列の追加についても同じですが、列の変更は全レコードに影響を与えるアクションですので、どうしても途中列に挿入せざるを得ない事情のある場合は、挿入したい列で右クリックして「挿入」してください。
 
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(2)レコードの削除
 
これについては説明するまでもありません。
削除したい範囲を選択して、その範囲の上で右クリックし、「削除」してください。
 
ただし、いったんデータベースとして作成したレコードについては極力削除しないことをおすすめします。
その時に必要がなくてもデータベースとして保管するだけで削除する必要はありませんし、削除することで他のレコードに影響を与えてしまう可能性もありますので、注意が必要です。
 
 

2.データの重複入力を避ける

データを入力していくと、忘れてうっかり以前入力したデータを入力してしまいがちですが、そんなミスを避けるために行う対策です。
 
すべてのセルに対策をするのはナンセンスですので、『会社名』のレコードに設定をしましょう。
 
会社名の1つのセルを選択し、「データ」タブにある「データの入力規則」をクリックします。
データの入力規則ウィンドウの設定タブから条件設定をします。
「入力値の種類(A)」は"ユーザ設定"を選択します。
「数式(F)」には、重複をさけるために、『この列に同じ値は1つしかないですよ』という意味の数式
"=COUNTIF(B:B,B20)=1"を入力します。
 
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その次に、エラーメッセージタブを選択します。
「スタイル」は"停止"を選択すると、重複データの入力はできなくなります。
"注意"を選択すると、注意だけで重複データの入力は可能なままです。
※"注意"にしておいたほうが無難です。
 
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「タイトル」と「エラーメッセージ」に入力した文字は、重複データを入力した際に出てくるエラーメッセージになります。
 
すべて入力してOKをクリックしたら、このデータの入力規則を他のセルにもコピーしておきましょう。
 
23レコード目に入力した会社名は、16レコード目に存在します。
すると、入力の際にこのようにエラーメッセージが表示されるようになります。
 
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3.カード形式でデータを表示する

データベースによっては、項目数の多さから画面上で非常に見づらく、入力の際も不便に思うことがあると思います。
そんな場合は、1レコードずつですが、カード形式で表示してみましょう。
 
そのためには「フォームの作成」機能を使います。
 
この機能はEXCELの標準機能にありません(隠し機能です)ので、まずその機能を表に出すところからはじめます。
ファイルタブを選択し、左端の機能一覧から「オプション」をクリックします。
 
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左端の機能一覧より「クイック アクセス ツール バー」を選択します。
「コマンドの選択(C)」は"リボンにないコマンド"を選択します。
『フォーム』を追加し、OKをクリックします。
 
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画面情報にフォームのアイコンが追加されていますので、カード形式で表示したいレコードを選択した状態でこのアイコンをクリックすると、
カード形式で表示されるようになります。
 
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カード形式のままで、レコードの追加・削除、検索など、テーブルの時と変わらない使い方ができますので、テーブルでも、カードでも、使いやすいほうのフォーマットでデータベースを使ってみてはいかがでしょうか。
 
 
ようやくこれでデータベース作成の章を終了します。
次回より、データ分析です。よろしくお願いします。
 
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