【EXCEL関数①】SUMとSUMIFとSUMIFSの使い方

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EXCELの集計に便利な関数についてご紹介します。

エクセル関数を覚えるなら、まずは集計のSUM関数から

 

こんにちは、ちゃーこさんです。今日からはしばらくEXCEL関数編のブログにしたいと思います。

 

マイクロソフト社のオフィス業務向けパッケージ『Microsoft Office』を知らないビジネスパーソンはほとんどいないと思います。その中でも特に『EXCEL(エクセル)』については多くの人が何らかのシーンで使ったことがあるのではないでしょうか。

 

EXCEL(エクセル)は見積書や請求書の作成、あるいは売上や経費の管理や集計作業など、非常に多くのビジネスシーンで使われていますよね。

しかし、ほとんどの人は技もなく小手先で使っていて、まぁ時間をかければ何とか出来ているように見えるからこれでいいや・・・

 

このブログを読んでくださっているあなたも、実は、EXCELを使えているフリをしていませんか?

 

私も約5年前までは、この使えるフリをしているビジネスパーソンの一人でした。でも、5年前に、どうしても毎日EXCELを使わなければならなくなってしまいました。さすがに毎日使えば基本的な操作は簡単に覚えられて当たり前かもしれませんが、基本的な操作を覚えるだけでは効率的に作業を行うには限界があり、小技大技に頼らなければ先に進まなくなってしまいました。

 

そこで出てくるのが「EXCEL関数」です。

 

特に、数学が苦手だった人には『関数』って響きだけで敬遠しちゃいますよね(苦笑)

 

余談ですが、EXCEL関数って、全部で465個あるそうです。

これを聞いて、もっと敬遠したくなっちゃいましたか?!

 

でもね・・・

私の経験上、知っていたほうが良いEXCEL関数って、せいぜい20~30個ぐらいなんです。

 

これを聞いて、ちょっと安心しませんか?

 

では、これから数回(8回ぐらい?)に分けて、私がこれは覚えておいて便利だと思う関数25個(おまけを含めると30個ぐらい?!)について、レベルとしては、入門編~基本編、1講座(1関数)5分で学習できるようなものを目指して、順次説明していきたいと思います。全ページが揃った時には『EXCEL関数ナビ』の役割になれることを目標に・・・

※以後、マイクロソフト社EXCEL2016に準拠した説明となりますが、概ねEXCEL2010、EXCEL2013には対応できていると思いますのでご安心ください。

 

 

1.数値の集計に関する関数 6個

 

まず最初は数値の集計に関する関数を6個ご紹介します。

いきなり集計から???と思われるかもしれませんが、エクセル初心者でも関数を使ってまずは集計ができるんだってことがわかれば、EXCEL関数がわかりやすく覚えられるのではないでしょうか。

 

①『SUM』:数値の合計を求める関数

集計対象となるセルの範囲に含まれた数値(数字)を合計する関数です。

※セル範囲のうち、数値、数字を含むセル以外は無視されます。

使用方法:SUM(セルの範囲)

 

使用例:●●営業部の売上の合計を求める

⇒『●●営業部 8月売上』の表を使用します。この中でD列が「売上」を示していますので、D列の合計を求める関数を使った計算式を入力します。

=SUM(D4:D11)

 

すると、数式を入力したD12セルには、D4セルからD11セルまでの合計『34,500』が計算されました。

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②『SUMIF』:指定した条件に対し、当てはまる数値の合計を求める関数

集計対象となる「範囲」のなかから、「検索条件」に一致するセルを抽出し、抽出されたセルに対し、「合計範囲」に指定した行または列にある数値を合計する関数です。

使用方法:SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)

 

使用例:20件以上契約した人の売上合計を求める

⇒『●●営業部 8月売上』の表の中から、契約件数(C列)が20以上の人を抽出し、かつその人の売上(E列)の合計を求める関数を使った計算式を入力します。

=SUMIF(C4:C11,">=20",D4:D11)

 

すると、数式を入力したD14セルには、契約件数が20件以上の「A係長」「B主任」「H主任」「J社員」の4名の売上合計である『19,500』が計算されました。

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          ↓

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注意事項:

・「検索条件」に文字列を指定する場合は「"」で囲む必要があります。

・「範囲」と「合計範囲」の行数(列数)が異なっていると、正しい結果が得られない場合があります。

 

 

③『SUMIFS』:指定した複数の条件に対し、当てはまる数値の合計を求める関数

指定した複数の「検索条件」に一致するセルを抽出し、抽出されたセルに対し、「合計する範囲」に指定した行または列にある数値を合計する関数です。

使用方法:SUMIFS(合計する範囲,検索条件範囲1,検索条件1,検索条件範囲2,検索条件2,・・・)

 

使用例:20営業日以上勤務して、20件以上契約した人の売上合計を求める

⇒『●●営業部 8月売上』の表より、営業日(C列)が20以上、かつ件数(D列)が20以上のセルの売上(E列)の合計を求める関数を使った計算式を入力します。

=SUMIFS(E4:E11,C4:C11,">=20",D4:D11,">=20")

 

すると、数式を入力したF14セルには、該当する「A係長」の売上である『5,000』が計算されました。

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今日は『SUM』『SUMIF』『SUMIFS』という3つの集計に関する関数の使い方について説明しました。

関数がどういうものであるかを理解するにはちょうどお手頃な、おすすめ関数だと思いますので、ここでつまずかないようにきっちりと学習していただきたいと思います。

次回も引き続き、数値の集計に関する関数の使い方について説明していきますのでよろしくお願いします。

 

 

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