【EXCEL・エクセル⑤】簡単!5分でわかる表計算(おまけ)

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簡単な表計算を、よりもっと使いやすくするための工夫を説明していきます。

第5回:表計算の使い方(おまけ)

 

表計算のもっと便利な使い方を覚えておきましょう。

 

前回、「釣果一覧」という表計算シートを作成しましたね。

 

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これだけでも表としては十分うまくできていると思います。

でも、いざ自分がオリジナルの表計算を行いたいと考えたとき、もっとこうできたら・・・、なんて欲がきっとでてきますよね。

あなたは、どんなことができたら便利だと思いますか?

 

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◆表計算をもっと便利にしたい

 

あなたがこの「釣果一覧」を使っていることを思い浮かべてみてください。

このまま使うことを考えると、例えば、次のようなことに困ったりしませんか?

 

1.釣れた魚(行)が増えていくと、だんだんと魚の種類や数がわからなくなってしまう。

2.毎日釣果を入力していくと、魚の名前が書かれた列が表示されなくなってしまい、どの行が何の魚のことを言っているのかがわからなくなってしまう。

3.数字に単位が書かれていないと、数字が何を示しているかがわからなくなってしまう。

など。

 

他にもいろいろあると思いますが、基本的だと思われるこの3つについて、これから1つずつ説明していきますね。

 

 

1.釣れた魚(行)が増えていくと、だんだんと魚の種類や数がわからなくなってしまう。

 

⇒そんな時は、魚に番号を振ってみましょう。

 

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1)A列の先頭をクリックし、右クリックから「挿入(I)」を選択します。

2)図のように数字を1から順番に振っていくと、魚の種類や数がわかりやすくなりました。

 

※数字の連番の振り方には手入力以外にいろいろなやり方がありますので、いくつかご紹介します。

①A3セルに「1」、A4セルに「2」を入力。A3セルとA4セルを選択し、そのままA5セル以下にドラッグしてコピーする。

②A3セルに「1」を入力し、A4セルには計算式「=A3+1」と入力。A4セルの計算式はA5セル以下のセルにドラッグしてコピーする。

③【応用編】行に番号を振るための関数を使用。A3セルに「=ROW()-2」と入力し、A4セル以下のセルにドラッグしてコピーする。

(今回は関数の意味の説明は省きますが、3行目のセルに「=ROW()-2」という式を入れた意味は、「=3-2」と同じだと考えてください。)

 

 

2.毎日釣果を入力していくと、魚の名前が書かれた列が表示されなくなってしまい、どの行が何の魚のことを言っているのかがわからなくなってしまう。

 

⇒そんな時は、魚の名前が書かれた列を固定してみましょう。

 

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)「表示」タブをクリックします。

2)固定したいB列の先頭をクリックします。

3)次に「ウィンドウ枠の固定」をクリックし、『ウィンドウ枠の固定(F)』を選択します。

4)B列が固定されましたので、列をスクロールしても魚の名前が確認できます。

 

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※ウィンドウ枠の固定は、行にも列にも有効です。この「釣果一覧」でウィンドウ枠の固定機能を最も効果的に使うためには、『C3セル』を選択した状態で「ウィンドウ枠の固定(F)」をクリックします。そうすると、『B列』と『2行目』を固定した状態で行と列をスクロールできるようになります。

※ウィンドウ枠を固定した状態で、もう一度上の1)~3)を行うと、ウィンドウ枠の固定を解除することができます。

 

 

3.数字に単位が書かれていないと、数字が何を示しているかがわからなくなってしまう。

 

⇒そんな時は、数字に単位をつけてみましょう。

 

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1)単位を入れたいセルの範囲を選択します。

2)選択したセルの上で右クリックし、「セルの書式設定(F)」を選択します。

3)「表示形式」タブをクリックします。

4)分類(C)は「ユーザ定義」を選択し、種類(C)は「G/標準」を選択します。

5)今回は釣れた魚の”匹数”を知りたいので、G/標準の文字の横に「匹」と入力し、「OK」をクリックします。

6)そうすると、数字の単位が”匹”であることがわかるようになりました。

 

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※セルの書式設定の種類(C)については、「G/標準」の代わりに「#,##0」を選択すると、千の単位で数字にカンマをつけられますので、数字がもっと見やすくなります。

※仕事上取り扱う書類(特に他人の目に触れる書類)については、一般的には各セルに単位を表示せず、表の右上など、一か所に単位を示したほうが良い場合が多いのでご注意ください。

 

 

この3つを覚えるだけでもかなり表の使い勝手は良くなりましたね。

セルの書式設定については、もう少し説明が必要だと思いますので、また次回、説明していきますね。

それでは、またね。

 

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