【EXCEL・エクセル⑥】簡単!5分でわかるセルの表示形式について

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EXCELを使う上でずっと付きまとう「セルの書式設定」について、ひとつずつ解説していきます。

第6回:便利!セルの書式設定について

 

セルの書式設定を覚えましょう-表示形式編-

 

こんにちは、ちゃーこさんです。

EXCELで作った簡単な表計算「釣果一覧」をもとに、前回は最後に少し使い勝手を改善してみましたね。

その際、「セルの書式設定(F)」というキーワードが何度か出てきたのを覚えていますか?

書式の設定なんて、、、小難しそうで敬遠しがちですが、ひとつひとつ取ってみるとそんなに難しいことは要求していません。

ただ、のめり込むほど、小姑のように細かく、いろいろと気になってしまうものであるの確かです(笑)

使いこなせると絶対便利ですから、「これが理解できないとEXCEL界で生きていけない!!」ぐらいの覚悟を持って、一度覚えてみませんか?

 

セルの書式設定でできること

105-1

セルの書式設定には、選択できるタブが6つあります。

1.表示形式

2.配置

3.フォント

4.罫線

5.塗りつぶし

6.保護

 

では、1つずつ何ができるのか見ていきましょう。

 

 

1.表示形式

選択できる表示形式をご紹介していきましょう。

 

標準:選択すると、「セルの値に対して一般の書式を適用します(特定の書式を指定しません)。」と書いてありますので、これが通常選択する表示形式だと思ってください。

 

数値:セルの値が数値の時に選択する表示形式です。オプションとして次の3つの選択肢があります。

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①小数点以下の桁数(D)

小数点以下何桁までを表示するかを設定できます。"1"と指定すれば『1.0』、"2"なら『1.00』と表示されます。「▲」をクリックすると数字が大きくなります。反対に「▼」をクリックすると数字が小さくなっていきます。

②桁区切り(,)を使用する(U)

いわゆる千円単位でコンマを振るかどうかです。ここにチェックを入れると、"10000"は『10,000』に、"1000000"は『1,000,000』になります。会社の売上とか、営業成績とか、大きな数字を見慣れている人なら必ずチェックしますね。

③負の数の表示形式(N)

マイナスの数字の表示方法を設定できます。マイナスについては、"カッコ付き","赤文字","-記号付き"、"▲付き"など、いろんな表示方法がありますので、利用シーンに適したものを選択していただければと思います。(ちなみに、私は"▲"&"赤文字"の表示が好きです。)

 

通貨:数値の選択肢とほぼ同じですが、通貨単位をつける機能がプラスされています。

105-3

①記号(S)

「¥(円)」、「$(ドル)」、など、通貨単位の指定ができます。

※選択した通貨により小数点以下の桁数が自動的に変更されますので、記号の設定後は必ず確認してくださいね。

 

会計:「数値」と「通貨」の応用版ですね。通貨記号と小数点位置が揃えられますので、見やすくなりますね。

105-4

 

日付:日付を表示するセルに対する、日付の表示形式を設定します。

105-5

①種類(T)

「2012/03/14」、「2012年3月」、「03/14/12」、「14-Mar」、などなど。

いろいろな日付の表示方法に対応していますので、使いたい表示方法を選択してください。

②ロケール(国または地域)(L)

言語圏による表記形式の違いに対応する機能です。日本国内で使用する以上、通常は「日本語」のままでよいです。

③カレンダーの種類(A)

「グレゴリオ暦」(西暦表示)と「和暦」の2つの選択肢があります。一般的には「グレゴリオ暦」ですが、平成表記したい場合は「和暦」を選択しましょう。

 

時刻:できることは「日付」とほぼ同じですが、こちらは時刻の表示に関する選択肢が多いです。

105-6

 

パーセンテージ:セルの値をパーセント(%)つきで表示したいときに選択します。オプションで小数点以下の桁数設定ができます。

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分数:セルの値を分数で表示したい場合に選択します。オプションで分数の桁数を固定する機能と、分母の値を固定する機能があります。(私はこの機能は一度も使ったことはありません。あまりビジネス用途でこれを使うシーンが思い浮かびません。)

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指数:数値の桁数が多い時などに、数値の意味を持つ別の値に置き換えておくためのものです。正直これを使うシーンも思い浮かびません(笑)

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ちなみに、"1E-01"というのは、10の1乗(つまり、"10")という意味です。関心がなければ無理して使う必要機能ではないと思います。

 

文字列:これを選択すると、数字も文字の扱いになります。見出しに入っている数字など、計算対象にしたくない数字は「文字列」にしておきましょう。(反対に、計算対象になる可能性のあるセル範囲の数値は文字列に設定しないようにしておきましょう。)

 

その他:「郵便番号」、「電話番号」、など、桁数や表示形式が固定できたほうが便利な場合に選択します。住所録や顧客名簿などを作る際は役立つかもしれませんね。

105-10

 

ユーザー定義:これは自分で書式の意味を理解して表示形式を設定する、上級者向けの機能です。いざという時はこんな機能があるということを知っておくと便利です。

105-11

 

今回は1つだけ、私が好きな設定をご紹介します。

『#,##0 ;[赤]▲#,##0 』です。

これは、”数字を千の単位で区切って表示し、マイナスの場合は赤文字で先頭に▲をつけて表示する。かつ、数値の末尾に半角分の空白スペースをつけて数字を見やすくする"という設定になります。

 

<設定前>

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          ↓

<設定後>

105-13

 

いかがでしょうか。数字が少し見やすくなったと思いませんか?

このように自分が好きなユーザ設定をいくつか持っているとEXCELを使うのが楽しくなると思いますので、慣れてきたら、この「ユーザー定義」についてもぜひ使ってみてくださいね。

 

思っていた以上に内容が盛りだくさんになってしまいましたので、「2.配置」以降の説明は次回に回したいと思います。

今日も読んでいただきありがとうございました。

 

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