【EXCEL関数⑥】IFとIFSとIFERRORの使い方

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条件式に関するEXCEL関数をご紹介します。

集計に使える関数、『SUM』『SUMIF』『SUMIFS』の使い方は前回のブログを見てね。

集計に使える関数、『SUBTOTAL』『SUMPRODUCT』『ROUNDDOWN』の使い方は前回のブログを見てね。

日付や時間の集計に使える関数、『TODAY』『WEEKDAY』『DATESTRING』の使い方は前回のブログを見てね。

日付や時間の集計に使える関数、『WORKDAY』『NETWORKDAYS』の使い方は前回のブログを見てね。

文字列の操作に使える関数、『LEFT』『CONCATENATE』『PHONETIC』の使い方は前回のブログを見てね。

 

これまで、集計に使える関数を6個、日付や時間の集計に使える関数を5個、文字列の操作に使える関数を3個、計14個の関数を説明してきました。

いよいよ後半戦です。今回はよりビジネス実戦向きの、条件判定を行う関数に入っていきます。

 

 

4.条件判定に関する関数 3個

 

ここまでは、EXCELで作成したデータベースに対し、計算したり、並べ替えたり、抽出したりといった作業に便利な基本的な関数をご紹介してきました。

 

Microsoft EXCELデータベースでは、入力されている内容に応じて別のセルに判定結果を表示するといった条件式を作る関数も使用できます。

 

今回は、条件判定に関する関数について『IF』『IFS』『IFERROR』の3つをご紹介します。特に『IF』関数はエクセルの代名詞ともいえる関数です。しっかりと学習できるように説明を増やしていきますので頑張っていきましょう。

 

 

① 『IF』:条件によってセルに表示する内容を変更する関数

もし~ならば、正しければ(「真」の場合)、~する。そうでなければ(「偽」の場合)、~する。というように、条件によってセルに表示する内容を変更する関数です。

 

使用方法:IF(論理式,真の場合の結果,偽の場合の結果)

 

使用例:商品の在庫から発注が必要かどうかを判断する。

⇒「商品在庫一覧」より、商品ごとに最低必要数(D列)と現在庫数(E列)を比較し、現在庫数が必要最低数を上回っていれば「在庫あり」、反対に必要最低数を下回っているようであれば「要発注」であることを判定する関数を使った計算式をF5セルに入力します。

=IF(E5>D5,”在庫あり”,”要発注”)

 

この計算式をF6セル以下にコピーしていくと、F列の各セルには、判定結果として、「在庫あり」「要発注」のいずれかが表示されるようになります。

 

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補足:

・真の場合、もしくは偽の場合の結果に計算式を入れたり、空白(“”)を表示するような設定にすること使い方も可能です。

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② 『IFS』:複数の条件を順に判定し、判定結果によってセルに表示する内容を変更する関数

もし、「論理式1」が真であれば「真の場合1」の値を返し、偽であれば「論理式2」を調べ、それが真であれば「真の場合2」の値を返し、偽であれば「論理式3」を調べ・・・というように、複数の条件を順に調べた結果に応じて、異なる値を返していく関数です。

 

使用方法:IFS(論理式1,真の場合1,論理式2,真の場合2,論理式3,真の場合3,・・・)

 

使用例:商品の出荷数に応じて、A・B・Cの判定をする。

⇒「商品在庫一覧」より、出荷数(D列)を確認し、出荷数が100以上であればA判定、50以上であればB判定、50を下回る場合はC判定とする関数を使った計算式をE6セルに入力します。

=IFS(D6>=100,”A”,D6>=50,TRUE,”C”)

 

E6セルの計算式を他のE列にコピーしていくと、E列の各セルには、判定結果として、「A」「B」「C」のいずれかが表示されるようになります。

 

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補足:

・論理式は左から順番に判定していきます。いったん真の場合の値が返されてしまうと、以後の論理式は無視されてしまいます。そのため、論理式については、条件の厳しいものから順番に並べていく必要があります。

・どの論理式にも真とならない場合(偽の場合)が考えられる場合、一番最後の論理式に「TRUE」を指定しておくと、どの論理式も真とならない場合の結果についても判定することができるようになります。

 

 

・IFS関数はEXCEL2016より対応する関数です。EXCEL2013以前では、IF関数を繰り返すことにより力技で同じ結果を判定できました。

※以下の条件式の結果は同じです。

EXCEL2016:=IFS(D6>=100,”A”,D6>=50,TRUE,”C”)
EXCEL2013以前:=IF(D6>=100,"A",IF(D6>=50,"B","C"))

 

 

③ 『IFERROR』:数式やセルがエラーかどうかを調べる関数

数式の結果やセルの値が以下のようなエラー値(”#DIV/0!”、”#N/A”、”#NAME?”、”#NULL!”、”#NUM!”、”#REF!”、”#VALUE!”)であれば「エラーの場合の値」を返し、そうでなければ[値]をそのまま返す関数です。

 

使用方法:IFERROR(数式,エラーの場合に返す値)

 

使用例:商品の毎月の出荷数を調べ、前月比を計算する場合、前月実績のない商品についてはエラーを出さずに「前月実績なし」と表示する。

⇒「商品在庫一覧」より、7月の出荷数(D列)と8月の出荷数(E列)を確認し、前月比(F列)を計算する際、7月の出荷実績のない商品については計算式がエラーになってしまうため、エラーにならないよう「前月実績なし」という文字列を表示させる関数を使った計算式をF5セルに入力します。

=IFERROR(E5-D5,”前月実績なし”)

 

F5セルに入力した計算式を他のF列のセルにコピーしていくと、前月比(F列)について、7月の出荷実績のない“ナシ”の前月比セルについては「前月実績なし」が表示されるようになります。

 

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今回は、条件式(IF式)の関数をご紹介しました。

次回は、IF関数と組み合わせて使うと便利な検索系の関数を3つご紹介します。

 

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