【EXCEL・エクセル㉘】簡単!5分でわかるデータベースとは?

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EXCELでできることについて説明します。今回は簡易データベースの作成について説明します。

第28回:データベース作成について①

 

エクエルデータベースを作るにはどんな準備をすればよいかを知りましょう。

 

こんにちは、ちゃーこさんです。今回からデータベースの作成の章に入ります。

それでは、次のステップに進む前に、エクセルを使ってできることについて、もう一度おさらいしておきましょう。

 

<EXCELを使って実現できること>

◆一般的なもの
1.表計算(計算機能を持つ表の作成)
2.グラフの作成
3.簡易データベースの作成
4.データ分析

 

◆応用的なもの
5.図表の作成
6.プログラミング

 

◆本来のEXCELの機能として説明されていないが、覚えると意外とEXCELが役に立つもの
7.文書作成

この7つでしたね。
 
前回までで、『1.表計算』と『2.グラフの作成』についての説明がようやく終わりましたので、今回からは、『3.簡易データベースの作成』の説明に入りたいと思います。
よろしくお願いします。
 
 
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<簡易データベースの作成について>

EXCELを使ってデータベースを作成するためには、「リスト形式」という表の先頭行に列の見出し(列ラベル)を付けた表にしなければいけません。
いったんリスト形式で作成すると「データベース」として活用できるようになり、データの並べ替えや絞り込みができるようになりますのでぜひ覚えておきたいですね。
 
リストにする表として、今回は「顧客台帳」を一緒に作ってみることにしましょう。
 
 
じゃあ作ってみましょう・・・
 
・・・
ここで質問です。エクセルで表を作るとき、あなたなら、最初に何をしますか?
いきなりEXCELを起ち上げてそのまま表を作り始めますか?
 
下書きなしにいきなり絵が描けるようなセンスの持ち主でしたら、それは自由にやっていただいたほうがよいと思いますが、
私はまず大枠の構成を考えてから、表づくりに着手するようにします。
 
 
顧客台帳を作るためには、何をしたらよいでしょうか?
 
①表のタイトルを決める
②表に入れる項目(列ラベル)名を決める
③表に入れる項目の順番を決める
④表に入れる項目のデータ型を決める
⑤表に入れる項目の入力方法を決める
 
 
この5つをよく考えて、データベースの大枠を作っていきましょう。
では、①から順番に説明していきますね。
 

①表のタイトルを決める

表にタイトルをつけましょう。
表にタイトルをつけるのは意外に重要なことですよ。
「1.表計算」の章でも説明しましたが、表に明確なタイトルをつけないと、表を使い続けているうちに表の主旨目的や管理方法がブレてしまい、いつの間にかデータベースとして使い物にならなくなってしまったなんていうことに。
 
一度作ったものはできる限り長く使っていきたいですよね。
ですので、タイトルはできる限りその表の主旨目的を明確に表したものにしましょう。
 
「顧客台帳」でもよいですが、できれば「(●●商品名)顧客台帳」とか、「(△△部署名)顧客台帳」、「(××キャンペーン)顧客台帳」のようにしたいですね。
 
今回は「東京営業部顧客台帳」にしておきましょう。
 
タイトルをつける場所は、表全体のすぐ上の行がよいと思います。
ファイル名にタイトルをつけるという方法もありますが、タイトルは常に目につくシートにつけておくことをおすすめします。
 
18-1
 
こんな感じですね。
 
 
次回は、「②表に入れる項目(列ラベル)名を決める」から説明していきます。
1つずつ覚えていきましょうね。
 
それでは、また。
 
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