【EXCEL・エクセル㉙】簡単!5分でわかるデータベースその2

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EXCELを使ってできることについて説明します。今回は、EXCELの簡易データベースの作成について説明します。

第29回:データベース作成について②

 

データベースの作成項目について説明しますよ。 

 
こんにちは、ちゃーこさんです。まだ本題には入っていませんが、ここでもう一度おさらいしておきましょう。
顧客台帳を作るためには、何をしたらよいでしょうか?
 
①表のタイトルを決める
②表に入れる項目(列ラベル)名を決める
③表に入れる項目の順番を決める
④表に入れる項目のデータ型を決める
⑤表に入れる項目の入力方法を決める
 
思い出せましたか?
 
前回は「①表のタイトルを決める」から、『東京営業部顧客台帳』を作ることに決めましたね。

では、次の「②表に入れる項目(列ラベル)名を決める」に入りましょう。

 

②表に入れる項目(列ラベル)名を決める

表に入れる項目(列ラベル)を決めることとは、つまりデータベースにデータを入力する際に、どこにどのような情報を入力すればよいか、共通的に整理して管理できる枠(列)を決め、名前(列名・列ラベル)をつけることです
 
今回は『東京営業部顧客台帳』ですので、これに見合う項目をリストアップしてみましょう。
 
 
<顧客から連想できるもの>
「会社名」、「部署名」、「役職名」、「担当者名」、「決裁者役職名」、「決裁者名」、「郵便番号」、
「住所」、「電話番号」、「FAX番号」、「メールアドレス」、「資本金」、「従業員数」、「業種」
 
<上記以外に、顧客台帳から連想できるもの>
「取引商品」、「年間取引高」、「取引方法」、「販売掛け率」、「支払いサイト」、「与信額」、「商圏」、「顧客ランク」、「他部署取引」
 
<その他、あったほうが便利なもの>
「登録No」、「登録日」、「更新日」、「備考欄」
 
 
ざっと思いつくままに書き留めましたが、すでに27個ありました。
おそらく、これに自社独自の管理項目や業界ならではの管理項目があると思いますので、30個ぐらいは覚悟しておくとよいでしょう。
※エクセルとは直接関係ありませんが、社内の他のデータベースシステム等連携できれば、管理項目はグッと減らすことができる可能性がありますことを念のために付記しておきます。
 
今回は、この27個の項目をすべて使う前提で、『東京営業部顧客台帳』を作っていくことにします。
 
 
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③表に入れる項目の順番を決める

顧客台帳は原則、1顧客1レコード(行)で表せるようにします。
そのためには、
 
■各レコードがユニークだと識別できる項目
■顧客を判別できる項目(+これに関連する項目)
■利用頻度の高い項目(+これに関連する項目)
■残りの項目
 
この順番で決めると良いでしょう。
(※丸数字は左から並べたときの順番を示しています。)
 
そうすると、
■各レコードがユニークだと識別できる項目
①「登録No」
これが一番左にくるようにしましょう。
 
■顧客を判別できる項目
②「会社名」
●会社名に関連する項目
③「郵便番号」、④「住所」、⑤「電話番号」、⑥「FAX番号」
 
■利用頻度の高い項目
⑦「部署名」、⑫「年間取引高」
●部署名や年間取引高に関連する項目
⑧「役職名」、⑨「担当者名」、⑩「メールアドレス」、⑪「顧客ランク」、⑬「取引商品」
 
■残りの項目
あとの項目については、できる限り関連性の高い項目をくっつけて列記するようにしましょう。
⑭~⑰「取引方法」、「販売掛け率」、「支払いサイト」、「与信額」
⑱~㉓「業種」、「資本金」、「従業員数」、「商圏」、「決裁者役職名」、「決裁者名」
㉔~㉗「登録日」、「更新日」、「他部署取引」、「備考欄」
 
 
19-1
 
 
『タイトル』と『列名(ラベル)』だけをつけるとこんな感じになります。
少しずつ進んできましたね。
 
次回は、「④表に入れる項目のデータ型を決める」からはじめます。
それでは、また。
 
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