【EXCEL・エクセル㉚】簡単!5分でわかるデータベースその3

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EXCELでできることについて説明します。今回は簡易データベースの作成について説明します。

第30回:データベース作成について③

 

助走期間が長いですが、はじめにルールをしっかり覚えてデータベースを作成できるようにしましょうね。

 
こんにちは、ちゃーこさんです。データベース作成のためのルールについて、もう少し学習していきましょう。
顧客台帳を作るために、前回までの2回で学んだことをおさらいしてみましょう。
 
①表のタイトルを決める
②表に入れる項目(列ラベル)名を決める
③表に入れる項目の順番を決める
 
この3つから、下表のような『東京営業部顧客台帳』が作れるようになりました。
 
19-1
 
 
ここまでの3つは表の大枠を作るための準備でしたが、次からの2つは、表に入力するための準備になります。
 
 
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④表に入れる項目のデータ型を決める

データ型を決めましょう。
さてさて、「データ型って何ですのん?」って人もいるでしょうか。
 
これを見たら、何となく思い出せたでしょうか?
 
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文字とか数字とか日付とか、項目ごとにセルの入力形式を決めていきます。
思い出せない人は、ちょっと復習してみてくださいね。

第6回セルの書式設定について

第7回セルの書式設定について2

 
今回の『東京営業部顧客台帳』では、以下のように分けてみました。
 
<数値で入力したらよさそうなもの>
「年間取引高」、「与信額」、「資本金」、「従業員数」
※人数、金額、点数など・・・数値で表せるものがここに該当します。
 
<日付で入力したらよさそうなもの>
「登録日」、「更新日」
※登録日、契約日、納期、支払期日など・・・日付で表せるものがここに該当します。
 
<パーセンテージで入力したらよさそうなもの>
「販売掛け率」
※掛け率(or割引率)、シェア率など・・・率で表せるものがここに該当します。
 
<文字列で入力したらよさそうなもの>
「登録No」、「郵便番号」、「電話番号」、「FAX番号」、「顧客ランク」、「取引商品」、「取引方法」、
「支払いサイト」、「業種」、「商圏」
※入力値をそのままの形で表示したい場合や、入力内容に傾向があって入力ルールを定めたほうがよさそうなものなどは、いったん文字列にしておきましょう。
 
<特にデータ型を決める必要がなさそうなもの>
「会社名」、「住所」、「部署名」、「役職名」、「担当者名」、「メールアドレス」、「決裁者役職名」、「決裁者名」、
「他部署取引」、「備考欄」
※会社が違えば、各レコードで入力する内容がバラバラになるのは明らかですよね。
また、特に入力ルールを定める必要もなさそうですので、セルの書式は”標準”のままにしておきましょう。
 
 
選択するデータ型について、大きく5つに分類しました。
データ型ごとに、セルの書式設定から該当する分類を選択しても良いですし、自分で決められる人は「ユーザー定義」を使って定義してもよいでしょう。
 
次回は、「⑤表に入れる項目の入力方法を決める」になります。
項目・データ型ごとの入力方法を定義したり、入力方法にちょっとした工夫をしたりする方法について一緒に学んでいきましょう。
それでは、また。
 
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