【EXCEL・エクセル㉛】簡単!5分でわかるデータベースその4

スポンサードリンク
EXCELでできることについて説明します。今回は、簡易データベースの作成について説明します。

第31回:データベース作成について④

 

データ型とか、セルの書式設定とか、忘れていませんか?

 
こんにちは、ちゃーこさんです。データベースの入力準備は今回で終わりです。 
第4回目、顧客台帳にデータを入力していくための準備を続けましょう。
 
①表のタイトルを決める
②表に入れる項目(列ラベル)名を決める
③表に入れる項目の順番を決める
④表に入れる項目のデータ型を決める
 
ここまでは終わりましたので、今回はラスト「⑤表に入れる項目の入力方法を決める」を説明していきます。
項目・データ型ごとの入力方法を定義したり、入力方法にちょっとした工夫をしたりする、最後の仕上げになります。
 
 
Sponsored Links

⑤表に入れる項目の入力方法を決める

前回、入力項目のデータ型を決めていきましたので、今回は、項目ごとに、細かく入力方法や入力ルールを決めていきましょう。
 
<数値で入力したらよさそうなもの>
◆金額に関するもの:「年間取引高」、「与信額」、「資本金」
この3つについては、以下のことに注意して入力ルールを決めましょう。
 
・数値の型・・・正の整数で表すようにしましょう。小数点以下の表示はデータベースとして見づらくなってしまいますので、できる限り整数で表すことをおすすめします。
・単位・・・一般的には、"千円"単位か、"百万円"単位で表すことが多いです。1つのデータベースの中では、できる限り単位は1つに統一するようにしましょう。
※データベースの中に、"¥●●●-"や、"●●千円"のように単位を一緒に入力しているデータベースを見かけることがありますが、数字の列の中に数字以外の文字が混じっているのは見づらくなってしまいますので、単位はデータベースの外に表記するようにしましょう。
 
 
◆人数に関するもの:「従業員数」
これは言うまでもなく正の整数ですね。
ただ、人数が多い場合は百人単位、千人単位で入力するなど工夫しても良いかもしれませんね。
 
数値に関しては、「#,##0」という定義を選択することをおすすめします。
これを選択すると、数値を、「正の整数で、千単位でカンマで桁を区切って表示」できるようになります。
入力するのは数字だけです。カンマは自動で入りますので入力しないで良いのです。
 
21-1
 
 
<日付で入力したらよさそうなもの>
◆日付に関するもの:「登録日」、「更新日」
これに関しては、以下のことに注意して入力ルールを決めましょう。
 
・カレンダーの種類・・・原則は、グレゴリオ暦(西暦)表示ですが、社内の慣習上和暦が良い場合は和暦を選択しましょう。
・表示方法・・・"●●年●●月"、"●●●●年●●月●●日"、"●●●●.●●.●●"、"●●/●●/●●●●"など、これも慣習で決めればよいと思います。
 
日付の表記について、「yyyy/mm/dd」という定義を選択することをおすすめします。
日付については、数字で"2016930"と入力した場合でも、"2016/09/30"と表記され、すべてこの表記に統一されますので、列内の表記もスッキリきれいになりますよ。
ただ、この「yyyy/mm/dd」というのはユーザ定義を選択した際に自分で入力しなければなりませんので、覚えておいてくださいね。
 
21-2
 
 
 
<パーセンテージで入力したらよさそうなもの>
◆割合に関するもの:「販売掛け率」
今回は販売掛け率ですので、基本的には正の整数以外はないでしょう。
※割合はできる限り正の整数、やむを得ず小数点以下を表記したい場合でも、小数点第一位までに抑えておくことをおすすめします。
 
分類の「パーセンテージ」を選択しましょう。
 
21-3
 
 
 
<文字列で入力したらよさそうなもの>
◆入力に規則性を持たせたいもの:「登録No」、「郵便番号」、「電話番号」、「FAX番号」
入力に規則性を持たせるのに便利なのは、『ユーザー定義』ですべて決めてしまうことです。
 
「電話番号」「FAX番号」を12桁表記しようとする場合は、以下のように「000000000000」と定義しましょう。
 
21-4
 
 
数字の間にハイフンを入れたりすることもできます。
「登録No」のような場合は、このほうが便利かもしれませんね。
 
21-5
 
 
「郵便番号」については、『その他-郵便番号』を選択すれば、「164-0005」のような表記ができるようになります。
 
21-6
 
 
 
◆入力内容に規則性を持たせたいもの:「顧客ランク」、「取引商品」、「取引方法」、「支払いサイト」、「業種」、「商圏」
これらについては、『データの入力規則』を使いましょう。
 
『データ』タブより『データの入力規則』機能を選択し、入力値の種類は"リスト"を選択します。
 
21-7
 
 
例えば、「顧客ランク」を、"A"、"B"、"C"、"D"、"E"の5択から選択する場合、あらかじめリストの元の値に「A,B,C,D,E」と入力しておくと、実際に顧客ランクを入力する際は"A"~"E"から選択できるようになります。
 
 
21-9
21-10
 
※リスト選択する元の値については、直接入力する他、ワークシート上のセルに入力しておいてそのセル範囲を選択してもよいでしょう。
 
 
<特にデータ型を決める必要がなさそうなもの>
「会社名」、「住所」、「部署名」、「役職名」、「担当者名」、「メールアドレス」、「決裁者役職名」、「決裁者名」、
「他部署取引」、「備考欄」
 
これらについては、セルの表示形式は”標準”のままにしておきましょう。
 
 
あと、これはすべての項目に共通して言えますが、セル幅より多い文字数のデータを入力した場合の表示方法についても設定しておくとよいと思います。
 
21-8
 
 
これでいったん入力準備が整いました。
次回は実際にデータを入力していきましょう。
それでは、よろしくお願いします。
 
スポンサードリンク
PREV:【EXCEL・エクセル㉚】簡単!5分でわかるデータベースその3
NEXT:【EXCEL・エクセル㉜】簡単!5分でわかるデータベースの入力

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です