【EXCEL・エクセル㉝】簡単!5分でわかるデータ入力の時短技

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EXCELでできることについて説明します。今回は、簡易データベースの作成について説明します。

第33回:データベース作成について⑥

 

データ入力の小技を駆使して、入力のスピードを上げていこう!

 
こんにちは、ちゃーこさんです。 
前回、顧客台帳のベースを作り、入力をはじめました。
せっかくのデータベースですので、もう少し入力を手間を省いたり、時短できるような工夫ができないかを考えてみましょう。
 
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これまで行った工夫は、以下の3つでした。
①タイトル行を固定して常に表示できるようにする。
②セル・列単位で文字入力プロパティの初期設定(半角英数字・かな)を登録
③入力データのリスト化(データの入力規則)
 
 
これ以外にできる小技、裏技をご紹介していきます。
 
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④住所入力の小技
 
郵便番号(ハイフン付き)を入力して、それを変換すると、郵便番号で指し示すことのできる住所(大字)までの入力を時短することができます。
住所録を作らなければならない時などにも知っておくと便利ですね。
 
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⑤入力漏れを防ぐ小技
 
データをどんどん入力していくと、入力漏れのセルに気が付かないまま進んでしまい、後で困るなんてことがあるかもしれません。
そんな時は、入力が済んでいないセルに色をつけてしまいましょう。
 
まず最初に、『東京営業部顧客台帳』の入力欄全体を選択しておいてください。
そのまま、ホームタブにある「条件付き書式」機能を使用します。
「セルの強調表示ルール(H)」から「指定の値に等しい(E)」を選択してください。
 
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空白のセルを緑色で塗りつぶすという設定にします。
次の値に等しいセルは『空白のセル』を選択してください。
そして、書式は『濃い緑の文字、緑の背景』を選択してください。
 
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そうすると、以下のように入力されていないセルは緑色に塗りつぶされました。
 
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緑色に塗りつぶされたセルの中にデータが入力されると、入力済みセルの緑の塗りつぶしはどんどん消えていきますので、どのセルが入力されていて、または入力されていないかが一瞥でわかるようになります。
 
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⑥入力が必要なセルをできる限りリスト化する工夫
 
特に数値情報について、おおよその値がわかっていれば良い場合などはリスト化しておけば入力が時短できます。
 
例えば、「資本金」について、"5億6千万"とか"3,800万"のような入力をせず、『1億円未満』、『1-5億円』・・・のようにして、
その範囲に当てはまるものを都度リストから選択するようにすると、そのまま入力するよりずっと早いですよね。
 
これと同じやり方で、「従業員数」、「年間取引高」、「資本金」などはリスト化ができるかもしれませんね。
 
 
⑦その他・・・
 
今回は基礎編で進めていますのでここでの説明は割愛しますが、項目同士を連動させることによって入力の時短につなげられる方法があります。
それは、EXCEL関数を使う方法です。
このリストからは、例えば、「年間取引高」に応じて、「顧客ランク」を自動で判別してしまう方法。
資本金によって与信額を自動的に決めてしまう方法、などがあります。
EXCEL関数を使うと圧倒的な時短につながりますが、無理に使わなくても十分時短ができますので、まずは基礎編で習得できる範囲で時短を実現させましょう!
 
 
今回はこの辺で。
次回は、作成済データベースの使い方について説明していきます。
 
 
 
 
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