【EXCEL・エクセル㉞】簡単!5分でわかるテーブルの活用

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EXCELでできることについて説明していきます。今回は、簡易データベースの作成について説明します。

第34回:データベース作成について⑦

 

データベースを作成したら、リスト(テーブル)に変換して利活用していきましょう!

 
こんにちは、ちゃーこさんです。 
前回まで6回に分けて説明した方法にて、データベース『東京営業部顧客台帳』が作成できました。
データ入力を進めて作成できた台帳はこのようになりました。
 
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今回は、このデータベースの運用について考えていきましょう。
もちろん、そのままデータベースとして維持管理するというのも1つの重要な役割ですが、せっかくだったら、もっと有効活用したいですよね。
 
そのためには、作成した『東京営業部顧客台帳』をExcelがデータベースとして認識できるように、「リスト(テーブル)」という形式の表で作成する(変換する)必要があります。
データベース機能は、基本的にデータが「リスト(テーブル)」でまとめられていないと使う事ができませんので、早速リスト化(テーブル化)してみましょう。
 
 
※EXCEL2016では『テーブル』機能として説明します。
挿入タブの中にある『テーブル』をクリックし、『テーブルの作成』ウィンドウを表示します。
次に、テーブルに変換するデータ範囲に、表全体を選択します。
先頭行をテーブルの見出しとして使用するにもチェックを入れ、OKをクリックします。
 
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そうすると、以下のようなテーブルが出来上がりました。
 
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また、このように表をテーブルに変換すると、その範囲のデータの並べ替えや抽出などが自由にできるようになります。
 
例えば、会社名であいうえお順に並べる時は、以下のように操作します。
会社名のタブをクリックし、「昇順(S)」をクリックします。
 
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そうすると、13行目の"いわき電気"が先頭行に来ました。
テーブルにしているため、他の列もちゃんと並べ替えされていますので安心してくださいね。
 
 
今度は、年間取引高ベスト5を抽出してみましょう。
 
年間取引高のタブをクリックし、『数値フィルター(F)』にある『トップテン(T)』をクリックします。
 
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トップテンオートフィルターが出てきますので、今回は上位5件を抽出するように選択します。
 
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そうすると、下表のように上位5件だけを抽出することができました。
 
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元に戻すときは、抽出に使用した列のタブを再度選択し、検索ボックス下の「(すべて選択)」にチェックを入れてからOKをクリックします。
 
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これで簡易データベースの作成と利用について、基本がわかるようになったと思います。
いかがでしたか。
 
次回、もう1回だけ簡易データベースの利用について、小技をもう少しご紹介します。 
その次からは、いよいよデータ分析の説明に入ります。
分析・シミュレーション等データの扱い方について説明しますので、ちょっとハードルが上がるかもしれません。
わかるところから、1つずつ覚えていけば大丈夫ですので、次回も引き続きよろしくお願いします。
 
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